Penulis
Surat resmi merupakan salah satu media komunikasi tertulis yang digunakan oleh instansi, lembaga, maupun organisasi dalam menyampaikan informasi yang bersifat formal. Surat ini memiliki struktur baku yang membedakannya dengan surat pribadi, sehingga setiap unsur di dalamnya harus tersusun secara rapi dan jelas.
.jpg)
Struktur surat resmi umumnya diawali dengan kop surat atau kepala surat. Bagian ini berisi identitas instansi atau lembaga pengirim surat, seperti nama, logo, alamat, nomor telepon, hingga alamat email resmi. Kop surat menjadi tanda pengenal yang menegaskan bahwa surat tersebut berasal dari lembaga tertentu.
Setelah kop, biasanya dicantumkan nomor surat. Nomor ini berfungsi sebagai arsip atau referensi, sehingga surat dapat dengan mudah dilacak atau ditunjuk kembali. Nomor surat biasanya disusun berdasarkan urutan surat keluar, kode lembaga, bulan, dan tahun.
Selain nomor, terdapat pula bagian lampiran. Lampiran digunakan jika surat tersebut menyertakan dokumen tambahan, seperti daftar hadir, laporan, proposal, atau dokumen pendukung lainnya. Jika tidak ada dokumen tambahan, maka cukup ditulis tanda strip (-).
Selanjutnya adalah hal (perihal). Bagian ini memberikan gambaran singkat mengenai isi surat, misalnya “Undangan Rapat Koordinasi” atau “Permohonan Kerja Sama”. Dengan adanya perihal, penerima dapat langsung mengetahui maksud utama surat tanpa perlu membaca keseluruhan isi.
Pada bagian berikutnya dicantumkan tanggal surat. Penulisan tanggal surat harus jelas karena berhubungan dengan administrasi dan waktu pengarsipan. Tanggal juga penting sebagai acuan kapan surat tersebut dibuat dan berlaku.
Kemudian, dituliskan alamat tujuan surat. Bagian ini berisi nama penerima, jabatan, serta instansi yang dituju. Penulisan alamat tujuan biasanya mendahului salam pembuka dan tidak menggunakan kata sapaan pribadi seperti “Bapak/Ibu” kecuali pada surat undangan.
Bagian inti surat resmi terdapat pada isi surat. Isi surat biasanya terdiri dari tiga bagian, yaitu pembukaan, isi pokok, dan penutup. Pembukaan berisi maksud pengiriman surat, bagian isi memuat informasi utama, dan penutup biasanya mengandung harapan, ucapan terima kasih, atau ajakan.
Setelah isi surat, terdapat penutup surat yang berupa salam penutup, misalnya “Hormat Kami” atau “Salam Sejahtera”. Penutup surat menjadi tanda keramahtamahan dan kesopanan dalam komunikasi formal.
Di bawah salam penutup dicantumkan nama terang dan tanda tangan dari pejabat atau pihak yang berwenang. Biasanya juga disertakan cap atau stempel resmi instansi agar surat memiliki kekuatan legal dan keabsahan.
Pada beberapa surat, sering ditambahkan tembusan di bagian akhir. Tembusan adalah pihak lain yang perlu mengetahui isi surat meskipun bukan penerima utama. Bagian ini ditulis di bawah tanda tangan dengan format yang lebih ringkas.
Secara keseluruhan, struktur surat resmi harus disusun secara sistematis agar tujuan komunikasi dapat tersampaikan dengan baik. Dengan mengikuti urutan mulai dari kop surat, nomor, lampiran, perihal, tanggal, alamat tujuan, isi surat, hingga penutup dan tembusan, sebuah surat resmi akan tampak lebih profesional serta mudah dipahami oleh penerima.
